6 משימות שמזכירה אישית יכולה להוריד ממך

ניהול עסק דורש לא מעט אנרגיה והרבה מאוד משאבים, ובפרט משאב אחד מוגבל וחיוני: זמן. הבעיה היא שיש לאורך היום לא מעט משימות טורדניות, כאלה שאם רק אפשר היה להוריד ממך, זה היה מבורך. אז הנה הבשורה הטובה, וכדאי מאוד להקשיב, כי יש פתרון לבעיה הזו: מזכירה אישית. אם חשוב לך פתרון יעיל לפחות לחצי מהרשימה שהכנו, היא כל מה שהעסק שלך זקוק לו.

1 – ניהול יומן ופגישות

תיאום פגישות וניהול שיחות תזכורת כדי לוודא שהפגישות הללו אכן מתקיימות? זו משימה חשובה מאוד, אבל למי יש באמת זמן לנהל את כל השיחות הללו בזמן שהעבודה נערמת? מזכירה אישית תדאג ליומן שלך, וגם תוודא שהוא מסודר ומתאים בדיוק לצרכים שלך.

2 – מענה לפניות

היום אנחנו מוצפים בפניות כמעט מכל כיוון. הודעות ושיחות טלפון, מיילים או לידים דרך האתר, יש הרבה דרכים ליצור איתך קשר אבל לא כל פנייה חייבת בהכרח להגיע אל הטלפון האישי שלך. המזכירה יכולה לסנן את ההודעות, לקבוע סדרי עדיפויות ולהעביר הלאה רק את מה שבאמת דורש טיפול אישי ותשומת לב.

3 – טיפול בניירת

להדפיס, למיין, לסדר ולתייק? רצף הפעולות הזה לרובנו דורש סבלנות ואנרגיה, בנוסף לזמן כמובן. אז במקום להקדיש חצי יום לעבודת ניירת, שירות מזכירה אישית כולל גם את המשימה הזו, שהיא חשובה אבל מעיקה למדי. המזכירה תארגן את המשרד, תסדר את התיקים ותכין את המסמכים הדרושים לפגישה הבאה או לדו"ח המיועד לרואה החשבון שלך.  

4 – עבודה עם ספקים

כל עסק מוצא עצמו מתנהל מול לא מעט גורמים חיצוניים. אנחנו עובדים עם חברות קידום אתרים או חברות פרסום, יועצים, עורכי דין, רואי חשבון ואפילו ספקי ציוד משרדי או קבלנים למיניהם. מצד שני, לא בטוח שאתם בהכרח נדרשים להפגין נוכחות בכל שיחה, וגם כאן המזכירה האישית יכולה להוריד מכם את הנטל. אל דאגה, אם תידרשו לקבל החלטה או להתערב, היא תדאג להכניס אתכם לתמונה.

5 – ניהול קשרי לקוחות

אולי חשוב לכם להיות חלק בלתי נפרד מתהליך הטיפול בלקוח, אבל האם אתם חייבים להיות אלה שמקבלים את השיחה הראשונה שלו? האם אתם חייבים להשיב בעצמכם לכל שאלה? סביר להניח שהתשובה היא לא, וכאן נכנסת המזכירה האישית לתמונה. היא תיצור קשר עם לקוחות קיימים וחדשים, וגם תענה לכל פניה שתגיע, כדי שאליכם יגיעו רק שיחות חשובות ודחופות באמת.

6 – טיפול בהנהלת חשבונות

הנה תחום שרוב העסקים ממש לא אוהבים להתמודד איתו, למרות שהוא אולי אחד הנושאים החשובים ביותר: תשלומים ודוחות. הבשורה הטובה היא שאתם ממש לא חייבים לטפל בעצמכם בכל הזמנת רכש, לשלם ישירות לכל ספק ולאסוף קבלות ומסמכים לטובת הדו"ח לרואה החשבון שלכם. המזכירה האישית תדאג לכל הפרטים הקטנים ותוודא שהכל מסודר ומוכן לשעת הצורך.

זמן לנשום

עם כל כך הרבה משימות, מה הפלא שרבים מבעלי העסקים מוצאים עצמם מותשים, וגם מתקשים לטפל בכל הנושאים המרכזיים שבאמת מחייבים את תשומת הלב שלהם? מזכירה אישית היא תוספת קריטית לעסק, גם אם היום מדובר בעסק של אדם אחד בלבד (ודווקא במקרים מהסוג הזה). הגיע הזמן לעבוד חכם ונכון, לא?

אז מה היה לנו עד עכשיו?
Picture of אברהם בדוש
אברהם בדוש

נושם שיווק משנת 2016, עוזר לעסקים לקבל זרם קבוע של לקוחות ולהפוך למותג מוביל באמצעות קידום אורגני בגוגל בשיטת "המקפצה".

יש לכם שאלה? שלחו לי הודעה בפרטי

רוצה ליצור הד ברשת סביב המותג שלך,
להגיע למקומות הראשונים במנועי החיפוש, ולקבל עוד המון לידים?

חייג עכשיו!

פוסטים פופולרים

קייססטדי לקידום אתרים
קייסטדי שמציג איך הגדלנו את התנועה האורגנית לאתר ב-560%
קבלו את הקובץ שיציג לכם איך עזרנו למסגריה באשדוד להשתלט על תוצאות החיפוש של גוגל ולהפוך לאוטוריטה בתחום.
זרם קבוע של לקוחות מגוגל,
מתאים לך?
מזמין אותך לשיחת אסטרטגיה קצרה
בחינם